[Efektywność] POMODORO – proste zarządzanie czasem

Pomodoro to bardzo prosta technika zarządzania czasem, na początku wydaje się, że to nic takiego, wręcz nie warto się nad tym pochylać – to tylko pozory!
Spróbuj – zobaczysz, że działa!

Zasada Praskinsona

Prawo Parkinsona − prawo, mówiące że praca rozszerza się tak, aby wypełnić czas dostępny na jej ukończenie (oryg. ang.work expands as to fill the time available for its completion).
Autor – Cyril Northcote Parkinson.

Parkinson przedstawił swoją tezę w postaci „prawa” w Economist z 1955, żartobliwie szydząc z biurokracji i pokazując przyczyny i skutki jej rozrostu, czy jednak ktoś może odmówić mu racji..?

Jeśli przeznaczymy na wykonanie jakiegoś zadania kilka dni, zakładając, że do jego ukończenia potrzebujemy co najmniej kilku różnych działań – możemy mieć przypuszczenie graniczące z pewnością, że zadanie zajmie nam tyle czasu ile zarezerwowaliśmy.

Oczywiście najczęstszą przyczyną jest odkładanie (Prokrastynacja, o której innym razem), a także kilka innych czynników, których teraz nie będę zgłębiał; nieważne jak się to dzieje – prawo działa!

Wielozadaniowość jest zła

Czy idzie w dokładnie tym samym czasie wykonywać dwie czynności, nawet jeśli sprowadzają się tylko do prac koncepcyjnych (czyli myślenia)..?

Nie! Oczywiście istnieją (skądinąd bardzo ciekawe!) teorie o pracy podświadomości; o tym, że możemy zlecić jej rozwiązanie problemu „w tle”, zasadniczo jednak codzienna praca oparta na wiedzy musi być wykonywana sekwencyjnie.

Fizycznie nie jesteśmy w stanie zająć się dwoma zadaniami równocześnie, nawet jeśli wydaje nam się, że to robimy i tak sprowadzamy to do sekwencji typu: kilkanaście_min_zadanie_A, kilkanaście_min_zadanie_B, kilkanaście_min_zadanie_A, kilkanaście_min_zadanie_B itd.

Złudna wielozadaniowość powoduje wzrost frustracji, rozkojarzenie, a po jakimś czasie coś co pospolicie nazywamy wypaleniem.

Pomodoro – co to jest?

Ja pogodzić natłok codziennych zadań w różnych projektach i sposób działania naszego umysłu..?

Rozwiązaniem jest prosta recepta: poświęć trochę czasu tylko i wyłącznie zadaniu A, nie myśl wtedy o niczym innym, nie dekoncentruj się, następnie przejdź do zadania B.
Przede wszystkim każde zadania powinno być na tyle małe (atomowe), aby dało się je wykonać w relatywnie krótkim czasie.

Jak to zrobić?

Załóżmy, że mamy na tapecie dwa zadania:
wymienić opony w samochodzie i zorganizować imprezę urodzinową Zbyszka.
Oba zadania to tzw. projekty (w myśl metodyki GTD, o której niebawem), dzielimy je na niewielkie zadania, np.:

PROJEKT: wymienić opony w samochodzie
zadania:

  • Poprosić Tomka o numer telefonu do warsztatu w którym wymienił już opony
  • Przeanalizować kalendarz i poszukać wolnego terminu aby udać się do warsztatu
  • Zadzwonić do warsztatu i umówić  wizytę
  • Pojechać do warsztatu

PROJEKT: zorganizować imprezę urodzinową Zbyszka
zadania:

  • Spisać listę gości
  • Zadzwonić do gości i zapytać czy przyjdą
  • Zebrać po 25,- od każdego gościa
  • Zadzwonić do klubu i zarezerwować miejsca
  • Załatwić urlop w pracy, aby wyleczyć kaca 🙂
  • Zastanowić się nad dojazdem
  • Itd.

Można przyjąć, że każde z powyższych zadań damy radę wykonać w 5-60 min.

Pomodoro

Pomodoro swoją nazwe zawdzięcza minutnikowi, który dość często można spotkać w postaci pomidora.

Zasada działania techniki jest bardo prosta:

  1. Wyznaczamy atomowe zadania, które powinniśmy wykonać.
  2. Nastawiamy minutnik na 25 minut (tzw. jedno pomodoro) – nie mniej nie więcej!
  3. Wykonujemy dane zadanie, nie pozwalamy aby cokolwiek nas w tym czasie rozpraszało, jeśli pojawią się jakieś myśli na inne tematy zapisujemy je i szybko odganiamy.
    Nasze pomodoro jest dedykowane tylko zadaniu, nad którym pracujemy!
  4. Po zakończeniu jednego pomodoro robimy 3-5 min. przerwy. To ważne! Odradzam przedłużania czasu pomodoro, na dłuższą metę to niekorzystne.
    Jeśli pracujemy przy komputerze warto podczas przerwy wstać, popatrzeć na odległy (najlepiej zielony) obiekt, odprężyć się.
  5. Jeśli nie wykonaliśmy zadania do końca – poświęcamy mu kolejne pomodoro.
  6. Jeśli wykonaliśmy dane zadanie – oznaczamy je jako ukończone i przechodzimy do kolejnego (może być w innym projekcie) na tych samych zasadach.
Pomodoro

Kilka uwag:

Pomodoro ma nam pomóc w pracy, jeśli jakaś rzecz nad która pracujemy na prawdę nas pasjonuje przerwy pomodoro można skrócić do kilkudziesięciu sekund (tylko na zrelaskowanie wzroku), nie ma sensu dekoncentrować się na dłużej.

Musimy dołożyć wszelkich starań aby nasz pomidor nie został przerwany, najwyższy priorytet podczas okresu pomodoro ma nasze zadanie!

Raz na jakiś czas (np. co 2 godziny) rób dłuższa przerwę np. 10-15 min.

Jeśli podczas pracy z pomodoro zgromadzi się np. kilka telefonów do wykonania (oddzwonienia) – zgromadź je i przeznacz jednego z kolejnych pomidorów na ich wykonanie.

Pomoce

Zwykły minutnik (jak na zdjęciu powyżej) może być denerwujący i… mało informatyczny.

Polecam programy komputerowe, które dużo ciszej i przyjemniej zasygnalizują koniec pomidora, muszę przyznać, że nie znalazłem nic godnego polecenia w sieci (jest co najmniej kilkanaście programów, w tym kilka on-line, żadne jednak nie podobał mi się w 100%) dlatego też… napisałem swój program, który oprócz funkcji pomodoro umożliwia limitowanie czasu spędzanego przed kompem. 🙂

Wkrótce opublikuje go na blogu! 

Zanim to nastąpi możesz przetestować kilka timerów dostępnych w sieci, np.:

  • http://www.focusboosterapp.com/
  • https://code.google.com/p/pomodairo/
  • http://tomatoi.st/kvao
  • http://keepfocused.codeplex.com/
  • http://www.vivasoftware.it/PomodoroTimer/MaToMaTo/

Dlaczego to działa?

Pomodoro działa, ponieważ jesteśmy w stanie wykrzesać z siebie 25 min. ciągłego skupienia wiedząc, że wkrótce czeka nas przerwa; dzięki rozplanowaniu atomowych zadań widzimy, że jesteśmy coraz bliżej sukcesu (tzn. osiągnięcia celu projektu).
Dość częste przerwy dają sporo wytchnienia i pozwalają utrzymać stan pełnego skoncentrowania (niczym pomidor w puszcze :)) przez znacznie dłuższy czas niż pozorna, ciągła praca na pełnych obrotach.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *